KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
Tarih
Versiyon No:
- AMAÇ
SİGMA DENİZCİLİK KONTEYNER VE LOJİSTİK SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ (“Şirket”), ticari faaliyetlerini yerine getirirken hukuki sorumluluğunun bir parçası olarak, kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u kararları ile diğer yetkili merci kararlarına uygun olarak korumakta, işlemekte, saklamakta, aktarmakta ve imha etmektedir.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca, Kişisel Veriler ’in Şirket tarafından Veri Sorumlusu sıfatıyla işlenmesindeki amaç ve amaca yönelik azami saklama süresinin belirlenmesindeki esaslar ile silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçleri hakkında Şirket’in tüm paydaşlarını bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
- TANIMLAR
İşbu Politika ’da, metnin içeriği aksini gerektirmedikçe, aşağıda belirtilen kelimeler, ifadeler veya bunların türevleri, ilk harfleri büyük olarak kullanıldıkları sürece, aşağıdaki şekilde anlaşılmalıdır;
| Açık Rıza | : | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı, |
| İlgili Kullanıcı | : | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda Kişisel Verileri işleyen kişileri, |
| İmha | : | Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
| Kayıt Ortamı | : | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortamı, |
| KVKK | : | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu, |
| Kişisel Veri | : | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, |
| Kişisel Veriler’in İşlenmesi | : | Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, |
| Kişisel Veriler’in Anonim Hale Getirilmesi | : | Kişisel Veriler’in, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini, |
| Kişisel Veriler’in Silinmesi | : | Kişisel Veriler’in İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini, |
| Kişisel Veriler’in Yok Edilmesi | : | Kişisel Veriler’in hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini, |
| Kurul | : | Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu, |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | : | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, |
| Periyodik İmha | : | KVKK’da yer alan Kişisel Veriler’in işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Veriler’i saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini, |
| Veri Sahibi/İlgili Kişi | : | Kişisel Verisi işlenen gerçek kişiyi, |
| Veri Sorumlusu | : | Kişisel Veriler’in İşlenmesi’nin amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, |
| Yönetmelik | : | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i |
ifade etmektedir.
İşbu maddede yer almayan ancak Politika içerisinde ilk harfleri büyük olarak kullanılan kelimeler bakımından KVKK ve Yönetmelik’te yer alan tanımlar geçerli kabul edilecektir.
- Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
Şirket tarafından Kişisel Veriler işlenirken KVKK’da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum sağlanmaktadır;
- Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde KVKK’nın 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politika’nın 4. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kişisel Verilerin Korunması Kurul’u kararları ile diğer yetkili merci kararlarına ve işbu Politika’ya tamamen uygun hareket edilmektedir.
- Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır.
- Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Kişisel Veriler’i re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
- KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan Kişisel Veriler’in işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, Kişisel Veriler Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;
- İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir.
- Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.
- Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere, kanunlara, ikincil düzenlemelere, genel güven ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.
- Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirket, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini göz önünde bulundurarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik kontrollerin yapılmasına dikkat eder. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesi veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
- Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirket, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirket tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.
- İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirket, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
- İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket tarafından re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı seçilmektedir. Söz konusu kayıtların imha ve periyodik imha sürelerine Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’den ulaşabilirsiniz.
- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından KVKK ve ikincil mevzuat, ilgili diğer mevzuat ve Kurul kararları ile diğer yetkili merci kararlarına uygun olarak elde edilen Kişisel Veriler ‘in saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
- Mevzuatta söz konusu Kişisel Veriler’in saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
- Söz konusu Kişisel Veriler’in saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda söz konusu kayıtların imha ve periyodik imha sürelerine Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’den ulaşabilirsiniz.
Saklama süresi dolan Kişisel Veriler, işbu Politika’nın ekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 (altı) aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak Periyodik İmha şeklinde imha edilir.
Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere her faaliyet açısından ayrı saklama süresi belirlenmiş olup bu sürelere Şirket’in Kişisel Verilerin İşlenmesine dair Ana Envanter’ den ulaşabilirsiniz.
- SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİRECEK SEBEPLER
Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından özellikle;
- Her türlü ticari/iş faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile
- Müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla,
Yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
- Kişisel Veriler’in sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
- Kişisel Veriler’in bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
- Kişisel Veriler’in kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
- Kişisel Veriler’in Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
- Mevzuatta Kişisel Veriler’in saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- Veri Sahipleri’nin Açık Rıza’sının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından Veri Sahipleri’nin Açık Rıza’sının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
- Kişisel Veriler’in işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Kişisel Veriler’in işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki Kişisel Veriler’in işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
- Kişisel Veriler’i işlemenin sadece Açık Rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
- İlgili Kişi’nin, KVKK’nın 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde Kişisel Verileri’nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
- Veri Sorumlusu’nun, İlgili Kişi tarafından Kişisel Verileri’nin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK ile öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel Veriler’in saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, Kişisel Veriler’i daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
- KİŞİSEL VERİLERİN ŞİRKET TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ
- KAYIT ORTAMLARI
Veri Sahipleri’ne ait Kişisel Veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
- Elektronik ortamlar:
- MICROSOFT OFFICE EMAIL SERVISI
- FILE SERVER
- YEDEK DISKI
- NAS CİHAZLARI (Network Attached Storage)
- LOGO ERP
- RİVER YAZILIM
- Fiziksel ortamlar:
- BİRİM DOLAPLARI
- ARŞİV
- TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirket, Kişisel Veriler ‘in korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’da öngörülen tedbirler şunlardır:
- Kişisel Verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
- Kişisel Veriler’e hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
- Kişisel Veriler’in muhafazasını sağlamak.
Kişisel Veriler’in güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmemesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. Maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- İdari Tedbirler
Şirket idari tedbirler kapsamında;
| Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur. |
| Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. |
| Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. |
| Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır. |
| Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. |
| İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. |
| Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir. |
| Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. |
| Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. |
| Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. |
| Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. |
| Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. |
| Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir. |
| Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. |
| Şifreleme yapılmaktadır. |
| Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır. |
| Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır. |
| Şirket KVKK Prosedürü |
| Kişisel Verilerin Muhafazası & Güvenliği Prosedürü |
| Personel Yaka Kartları ile Yetkisiz Giriş/Çıkışların Takibi |
| KVKK Politikası |
| Veri İmha Politikası |
| KVKK Eğitimi- 1 Genel Bilgilendirme: Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmenin Önlenmesi |
| Çalışanların Niteliği Ve Teknik Bilgi/Becerisinin Geliştirilmesi |
| Kişisel Veriler İçin Alınan İdari Tedbirlerin Yanı Sıra, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Süreçlerinde Yer Alan Çalışanlara Veri Güvenliği Konularında Düzenli Olarak Verilmesi Gereken Eğitimler |
| İletişim Teknikleri Ve İlgili Mevzuatlar Hakkında Bilgilendirme Eğitimleri |
| Oryantasyon Eğitimi |
| Şirket Çalışanlarına Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılması |
| İlgili Kişi/Kişilere Aydınlatma Metninin İmzalatılması |
| Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Önlenmesi Alınan İdari Tedbirler Listesi |
| Kurum İçi Yapılması Gereken Periyodik Ve Rastgele Denetimler & Denetim Raporları |
| KVKK Eğitim Bilgilendirmeleri |
- Teknik Tedbirler
Şirket teknik tedbirler kapsamında;
| 1 | Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. |
| 2 | Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı ontro ağ kullanılmaktadır. |
| 3 | Anahtar yönetimi uygulanmaktadır. |
| 4 | Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. |
| 5 | Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır. |
| 6 | Güvenlik duvarları kullanılmaktadır. |
| 7 | Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır. |
| 8 | Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır. |
| 9 | Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. |
| 10 | Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. |
| 11 | Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki ontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır. |
| 12 | Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır. |
| 13 | Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır. |
| 14 | Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır. |
| 15 | Bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığının kontrol edilmesi |
| 16 | Güvenlik sorunlarının mümkün olduğunca hızlı bir şekilde raporlanması |
| 17 | Çalışanların sistem ve servislerdeki güvenlik zaafiyetlerini ya da bunları kullanan tehditleri bildirmesi için resmi bir raporlama prosedürü oluşturulması |
| 18 | Uygulama Güvenliği |
| 19 | Şifreleme |
| 20 | Silme, Yok Etme |
- PERSONEL
Kişisel Veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politikanın ekinde (EK-1: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişilere Dair Liste) yer alan listeden ulaşabilirsiniz
- Kişisel Veriler’in Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
Şirket tarafından Kişisel Veriler’in silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Kişisel Verilerin Silinmesi:
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcı’lar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde Kişisel Veri’nin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemlerin kullanılmasıdır.
Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Veri Sorumlusu’nun kendisi adına Kişisel Veriler’i silmesi için bir uzman ile anlaşmasıdır. Bu durumda, Kişisel Veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcı’lar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinecektir.
Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel Veriler’in amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili Kişisel Veriler’in fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:
Fiziksel Yok Etme: Kişisel Veriler’in herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken Kişisel Veri’nin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sisteminin uygulanmasıdır
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında Şirket; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Yukarıdaki yöntemlerin belirlenmesinde Kurul tarafından yayımlanan güncel rehber kaynak alınmıştır.
- DİĞER HUSUSLAR
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
- YÜRÜRLÜK
Şirket tarafından hazırlanmış işbu Politika güncel olup 01.03.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir ve Şirket internet sitesinde yayımlanarak tüm ilgililere duyurulur. Politika ‘da değişiklik olması durumunda, Politikanın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.
EKLER
EK-1: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alan Kişilere Dair Liste
EK-2: Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Sürelerini Gösterir Metin
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE
YER ALANLARA DAİR LİSTE
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 6. Maddesi’nin (f) fıkrası gereğince; Kişisel Veriler’i Saklama ve İmha süreçlerinde yer alanların unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına yer verilmesinin gereği olarak işbu Politika’nın ekinde sunulan liste aşağıdaki gibidir;
PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ PERSONEL GÖREV SORUMLULUK
| PERSONEL | GÖREV | SORUMLULUK |
| İdari işler | Saklama ve İmha Politikası Uygulama Sorumlusu | KVKK Başvuru irtibat kişisi,
Görevi dahilinde olan Teknik ve Finansal İşler süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi, Periyodik güncelleme listelerinin yerine getirilmesinin sağlanması Verbis sisteminde yapılacak kayıt ve değişikliklerin takibi |
| İnsan Kaynakları | İnsan Kaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu | Görevi dahilinde olan İnsan Kaynakları ve İdari İşler süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi KVKK uyarınca veri sahiplerinin başvuru süreçlerinin yürütülmesi ve bu başvurular uyarınca imha sürecinin yönetimi |
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİNİ GÖSTERİR TABLO
Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiş olup, anılan Ana Envanter’e şirket merkezinden erişilebilecektir.